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薪資專業人員每天面臨的三大挑戰


處理薪資是一項極度細緻的任務。即使是經驗豐富的薪資專業人員偶爾也會因不斷變化的薪資法規和大量員工數據而犯錯。然而,確保薪資的準確性至關重要,即使是最微小的錯誤也可能導致組織承擔昂貴的損失。(延伸閱讀: 台灣複雜的薪資該如何管理?)


一些組織認為,有效管理薪資的最佳方式是內部處理薪資,以完全掌控薪資流程。然而,處理薪資往往並不像表面看起來那麼簡單,尤其是在處理不同地區的大量數據時。


以下是大多數薪資專業人員每天面臨的三大挑戰,以及如何有效應對這些挑戰:


遵守不斷變化的地區薪資法規


不同國家的薪資法規不斷變化,使得處理薪資變得更加複雜。根據TMF Group在2020年全球商業複雜度指數(GBCI)的研究,與人力資源和薪資相關的法規複雜性在不同司法管轄區之間存在顯著差異。因此,人力資源部門負責確保他們時刻掌握地區薪資法規的變化,以確保遵守相應的法律和規定。大部分情況下,不合規可能導致組織面臨巨額罰款。


考慮到不斷演變的法規使得保持最新知識變得具有挑戰性,大多數薪資專業人員常採用的解決方案是外包薪資功能。通過聘請第三方薪資供應商,就不再需要持續監測各個國家的薪資法規變化。大多數薪資供應商能夠及時掌握任何重要或微小的薪資變化,並將這些變化納入其薪資系統中。這有助於確保使用其薪資系統的組織遵守薪資或稅務法規的不斷變化。


處理大量員工的薪資


薪資處理需要消耗大量時間,即使使用薪資系統也是如此。這是因為在薪資運行之前需要進行一些預先工作,例如整理員工的工時表和數據更改。如果需要處理大量員工的薪資,這將變得更加耗時。需要花費時間檢查薪資記錄的準確性、員工的工時表、薪資計算和扣款情況,以及遵守法定法律和法規的情況 - 所有這些時間都可以用來支持企業的增長和擴展。


通過聘請外包的薪資供應商,這些行政任務可以交由供應商負責,供應商將負責確保準確性和合規性。使用人力資本管理(HCM)系統的公司可能面臨將全球HCM系統中的員工數據與本地薪資系統中的薪資數據同步的挑戰。在多個系統中維護準確的員工數據,通常需要手動重新輸入或上傳相同的員工數據。這可能導致每個月失去數天的人力資源生產力以及手動錯誤。一些公司將這一過程外包給薪資供應商,以確保正確的員工和薪資數據輸入內部系統。通過先進的數據集成技術,一些薪資供應商可能將其薪資系統與HCM系統集成,實現平台之間的數據輕鬆傳輸。


管理不善的薪資工作流程


薪資是一個時間敏感的過程,即使稍微延遲也可能導致薪資發放不準確和員工不滿。如果薪資工作流程管理不善,就像沒有經驗的員工和不足的薪資系統一樣,這可能造成嚴重的混亂。這可能導致薪資錯誤並為欺詐行為創造機會。建立一個標準化的薪資工作流程,確保相應的控制措施得以實施。同時,要求員工遵守這些標準操作程序,以減少薪資錯誤的風險。


利用外包的薪資供應商可以幫助自動化這些行政任務,同時確保薪資和員工記錄準確輸入系統。薪資系統供應商還使用基於雲的平台,提供了額外的數據安全層,以保護敏感信息。



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